- Argumente für OfficeTalk -

Was ist OfficeTalk

OfficeTalk ist ein Business-Process-Management- und Workflow-System.

• Unter Business-Process-Management wird die Planung, Organisation und Verbesserung der Geschäftsabläufe eines Unternehmen, auch Geschäftsprozesse genannt, verstanden. Der Begriff wird in der Literatur auch mit dem Begriff BPM bezeichnet. In der Praxis ist das eine ständige Hauptaufgabe der Geschäftsführung oder der dafür Verantwortlichen. Ein BPM-System unterstützt die Geschäftsführung oder die jeweiligen Verantwortlichen bei eben dieser Aufgabe.

• Unter Workflow wird die aktive Steuerung von Geschäftsprozessen bezeichnet. Ein Workflow-System kümmert sich dabei um die Fragen Wer muß Welche Aufgabe Wann und Wie erledigen. Die Aufgabe eines Workflow-Systems besteht also darin, die Mitarbeiter in einem Unternehmen in der Ausführung ihrer Aufgaben zu unterstützen, und dabei die Performance eines Unternehmens zu verbessern.

OfficeTalk unterstützt das Unternehmen in diesen beiden Aspekten (Business-Process-Management/BPM und Workflow).
Es eignet sich sowohl zum Einsatz in mittelständischen Firmen (KMU) als auch zum Einsatz in Konzernen.

Wann brauchen Sie OfficeTalk

• Sie wollen Ihre Geschäftsabläufe verbessern
  Noch immer, trotz vieler verfügbarer Hilfsmittel, gibt es in der Abwicklung der geschäftlichen Aktivitäten viel Leerlauf. Das bedeutet mehr Zeitbedarf und letztendlich auch erhöhte Kosten. Die Abwicklung der geschäftlichen Aufgaben dauert zu lange und die vorhandenen Medienbrüche sind oft hinderlich. Im schlimmsten Fall zeigen Ihnen die Kunden dadurch die kalte Schulter. Mit OfficeTalk können Sie Ihre Geschäftsaktivitäten schneller, effizienter und effektiver gestalten.

• Sie setzen verschiedene Systeme (Applikationen) ein und wollen diese in einem gemeinsamen Arbeitsablauf (Workflow) zusammenfassen
  Der Einsatz unterschiedlicher Systeme nach dem Best-Practice Ansatz bieten Ihnen natürlich in den jeweiligen Einsatzbereichen gewichtige Vorteile. Ein Zusammenwirken dieser verschiedenen Systeme ist aber meistens nicht möglich. Es fällt also zusätzlicher Organisationsaufwand an, um die verschiedenen Systeme fachlich miteinander zu verzahnen. Auch wenn Sie die unterschiedlichen Geschäftsbereiche durch Systeme eines einzigen Herstellers abdecken, können Sie i.d.R. dessen Welt nicht verlassen oder verändern. Wenn Sie beispielsweise nach der Rechnungserstellung ein bestimmtes Dokument an den Lieferanten senden müssen, dieses aber in Ihrem System nicht vorgesehen ist, sind Sie dafür auf zusätzliche organisatorische Aktivitäten angewiesen. Mit OfficeTalk können Sie den Arbeitsablauf so gestalten, daß nach der Rechnungserstellung in Ihrem System dem Lieferanten automatisch das Dokument gesandt wird.
  Ein weiteres Beispiel für die Integration mehrerer Fachsysteme von unterschiedlichen Herstellern:
  Sie setzen ein CRM-System für die Kundenbeziehungen, eine Datenbanksystem für eine zentrale Wissensbank und ein Buchhaltungssystem für die Finanzbuchhaltung ein. Mit OfficeTalk können Sie diese drei Systeme in einen gemeinsamen Arbeitsablauf (Workflow) integrieren.

• Sie wollen Ihre Geschäftsfelder um neue und innovative Kundenservices erweitern
  Sie wissen, um dauerhaft und erfolgreich im Markt bestehen zu können, müssen Sie ihren Kunden innovative Mehrwertdienste anbieten. Nur wenn sich der Kunde bei Ihnen gut versorgt fühlt, bleibt er Ihnen treu. Diese Dienste erleichtern Ihnen auch die Neukundengewinnung. Das können u.a. neue und innovative Aktivitäten in den Bereichen Internet, Dokumentenmanagement oder Knowledgebase sein.

• ISO-Zertifizierung
  Wenn Sie Ihr Unternehmen ISO-9000 zertifizieren lassen wollen oder müssen, brauchen Sie Werkzeuge, um Ihre Geschäftsprozesse zu strukturieren und zu dokumentieren. Und ergänzend dazu können Sie diese mit OfficeTalk dokumentierten Geschäftsprozesse zusätzlich ausführen. D.h. OfficeTalk sagt Ihnen, wer welche Aufgabe wann und wie erledigen muß.

• Basel-2
  In der Zukunft wird Basel-2 für Unternehmen ein ständiger Begleiter sein. Wenn Sie Ihr Unternehmen also Basel-2 konform gestalten wollen, müssen Sie die Abläufe (Geschäftsprozesse) in Ihrem Unternehmen transparent machen. Und als zusätzliches Bonbon können Sie diese so erstellte Geschäftsprozessdokumentation auch gleich zum Steuern Ihrer geschäftlichen Aktivitäten verwenden.

Ihre Vorteile durch den Einsatz von OfficeTalk

• Schlankere Geschäftsprozesse (Abläufe , Vorgänge)
  Die Abläufe Ihrer Geschäftsprozesse werden übersichtlicher. Das hilft Ihnen z.B. bei einer ISO-9000 Zertifizierung.

• Kosteneinsparung bei den Geschäftsprozessen (Abläufe , Vorgänge)
  Der Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse wird effizienter und damit ökonomischer und alle beteiligten Mitarbeiter sind dadurch auch zufriedener.

• Zeiteinsparung bei den Geschäftsprozessen (Abläufe , Vorgänge)
  Durch die Abwicklung effektiverer Geschäftsprozesse sparen Sie Zeit und damit Kosten.

• Potential für neue kundenorientierte Geschäftsprozesse (Abläufe , Vorgänge)
  Durch die Zeit- und Kosteneinsparungen können Sie neue Geschäftsbereiche und -felder erschließen und damit Ihre Geschäftsaktivitäten ausweiten.

• OfficeTalk ist ein deutsches Produkt und wird bei JOOPS Informationstechnik GmbH entwickelt. Damit haben Sie, falls es erforderlich sein sollte, direkten und schnellen Zugriff auf die Unterstützung durch den Hersteller.

Einige Beispiele möglicher Einsatzgebiete von OfficeTalk

	In einer Hausverwaltung die Objekte (Häuser, Wohnungen) verwalten
	Versicherungsakquisition im Maklerbüro
	Kundenakquisition und -gewinnung
	Helpdesk-Lösungen im IT-Bereich
	Beschwerdemanagement im Kundenservicebereich
	Kundenservice-Lösungen zur Verbesserung der Akzeptanz
	Rechnungseingangsprüfung im Debitorenbereich
	Projektverwaltung und -steuerung für Geschäftsentwicklungen
	Produktakquise beginnend beim Erstkontakt über den Auftrag bis zum Aftersales-Support

Mit OfficeTalk können Sie Ihre Abläufe im Unternehmen verbessern und auch ständig weiterentwickeln. Mit dem Einsatz sparen Sie nicht nur Zeit bei der Ausführung jedes Vorgangs, sondern auch Geld (nach unabhängigen Unterschungen ca. 8% - 15 % pro Vorgangskosten). Ausserdem können Sie damit auch die Kundenbindung verbessern.

Mit Klick auf Einführung.pdf laden Sie die detaillierte Einführung zu OfficeTalk (ca. 800 KB). Darin sind die Konzepte und die wichtigsten Funktionalitäten beschrieben. Mit Klick auf Beschreibung.pdf laden Sie die komprimierte Beschreibung zu OfficeTalk (ca. 400 KB). (Falls Sie Adobe Acrobat Reader nicht besitzen, können Sie ihn kostenlos von http://www.adobe.de/products/acrobat/readstep2.html laden)

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