Rechnung - Eingangsprüfung

Der Vorgang zeigt den Ablauf der Eingangsprüfung einer Lieferantenrechnung im Zusammenspiel mit dem DMS-System DocuWare der gleichnamigen Firma DocuWare AG. Grundsätzlich ist DocuWare für den Geschäftsprozess keine Voraussetzung. Es kann jedes DMS-System, das einige rudimentäre Eigenschaften hat, verwendet werden. Durch die aktive Steuerungsmöglichkeit wird DocuWare in diesem Geschäftsprozess von OfficeTalk gesteuert. Zusätzlich wird die Prüfung jeder Rechnung in der Microsoft-Access Datenbank Rechnungseingang.mdb protokolliert. Dadurch können Sie jederzeit eine Statistik über Rechnungseingänge erstellen. Die Microsoft-Access Datenbank finden Sie im Verzeichnis Vorlagen.

Beschreibung der Arbeitsschritte

Eingang - Rechnung

Eine Lieferantenrechnung ist eingegangen. Die Rechnung wird gescannt und im Archiv hinterlegt. Anschliessend wird sie an den Verursacher zur Inhaltsprüfung weitergegeben. Dazu wird Docuware aktiv gesteuert.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 1 Min. / max. 1 Min.
Bearbeitet durch: Fuselbart Hermine

Eingangsprüfung - Inhaltsprüfung

Die Rechnung wurde vom Kundendienst verursacht und wird nach Inhalt (Menge und Betrag) geprüft. Der Bearbeiter erhält mit Docuware die Rechnung parallel angezeigt.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 2 Std. / max. 2 Std.
Bearbeitet durch: Klinger Klaus

Eingangsprüfung - Geprüft

Die Rechnung wurde vom Verursacher geprüft. Wenn Sie in Ordnung ist, wird sie an die Buchhaltung weitergegeben. Ansonsten wird sie automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, der den Lieferanten benachrichtigt.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 3 Min. / max. 3 Min.
Bearbeitet durch: Fuselbart Hermine

Eingangsprüfung - Rechnung Fehlerhaft

Die Rechnung wurde vom Lieferanten falsch ausgestellt. Hier sehen Sie die Integration des vorhandene eMail-Systems in OfficeTalk. Sehen Sie dazu das Skript 'Widerspruch' in der Aktion.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 1 Std. / max. 1 Std.
Bearbeitet durch: Schuster Herbert

Eingangsprüfung - Rechnung buchen

Die Rechnung ist geprüft und in Ordnung. Jetzt wird sie im externen Buchhaltungssystem gebucht.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 5 Min. / max. 5 Min.
Bearbeitet durch: Kalinke Herbert

Eingangsprüfung - Inhaltsprüfung

Die Rechnung wurde vom Kundendienst verursacht und wird nach Inhalt (Menge und Betrag) geprüft. Der Bearbeiter erhält mit Docuware die Rechnung parallel angezeigt.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 1 Std. / max. 1 Std.
Bearbeitet durch: Manfred Heidenreich

Eingangsprüfung - Vertrieb

Der Arbeitsschritt hat keine Beschreibung

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 1 Std. / max. 1 Std.
Bearbeitet durch: aktueller Bearbeiter

Eingangsprüfung - DocuWareFehlt

Der Vorgang mündet in diesen Arbeitsschritt, wenn DocuWare nicht installiert ist. Hier ist der Vorgang beendet.

Ausführung ist: vorgeschrieben
Ausführungszeit: min. 1 Sek. / max. 1 Sek.
Bearbeitet durch: aktueller Bearbeiter